Qendali
Minta demo
FiturUntuk usahaHargaPanduanTanya jawabMasuk

Permintaan Edit Transaksi

Karyawan yang salah input transaksi tidak bisa mengubah nota sendiri. Mereka mengajukan perubahan beserta alasannya, lalu owner atau manajer menyetujui atau menolaknya di halaman ini.

Menu di aplikasi
Pelanggan & Order → Permintaan Edit
Untuk
Owner, Admin, Kasir
Paket
Semua paket
Isi bab ini
  1. Siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui
  2. Kasir mengajukan perubahan dari DP / Piutang
  3. Mengubah isi nota
  4. Menulis alasan dan mengirim
  5. Sesudah diajukan, nota belum berubah
  6. Mengajukan dari Rekap Penjualan (nota lunas)
  7. Owner: daftar permintaan yang menunggu
  8. Menyetujui permintaan
  9. Menolak permintaan
  10. Semua permintaan sudah diputuskan
  11. Riwayat keputusan
  12. Melihat rincian perubahan
  13. Hasil di nota
  14. Alur kerja
  15. Yang sering ditanyakan

Siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui

Karyawan dengan akses terbatas (misalnya kasir) hanya melihat menu yang diizinkan untuknya. Mereka bisa mengajukan perubahan transaksi, tetapi halaman Permintaan Edit hanya bisa dibuka owner dan manajer. Contoh di bab ini memakai akun karyawan "Sari (Kasir)".

Tampilan setelah kasir masuk dengan menu samping yang lebih sedikit
Tampilan setelah kasir masuk dengan menu samping yang lebih sedikit
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Menu samping kasir

    Hanya berisi kelompok menu yang diizinkan untuk perannya. Menu owner seperti Dashboard Owner dan Pengaturan lengkap tidak tampil.

Kasir mengajukan perubahan dari DP / Piutang

Di daftar DP / Piutang, ikon pensil untuk karyawan bertuliskan "Ajukan Perubahan" (untuk owner: "Edit Transaksi").

Daftar DP / Piutang dilihat kasir dengan ikon pensil Ajukan Perubahan ditandai
Daftar DP / Piutang dilihat kasir dengan ikon pensil Ajukan Perubahan ditandai
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Ikon pensil (Ajukan Perubahan)

    Membuka jendela Ajukan Perubahan Transaksi untuk nota ini.

Mengubah isi nota

Jendela pengajuan sama dengan jendela edit milik owner: jumlah, harga, produk, diskon, dan data pelanggan bisa diubah. Totalnya langsung dihitung ulang, tetapi belum tersimpan sampai owner menyetujui.

Jendela Ajukan Perubahan Transaksi dengan kolom jumlah sedang diubah
Jendela Ajukan Perubahan Transaksi dengan kolom jumlah sedang diubah
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Tambah Produk

    Menambah barang yang terlewat.

  2. 2

    Jumlah

    Ketik jumlah yang benar.

  3. 3

    Harga Satuan Custom

    Isi kalau harganya yang salah. Kosong = harga normal.

  4. 4

    Total (setelah diskon)

    Total baru kalau perubahan disetujui.

Menulis alasan dan mengirim

Alasan wajib diisi supaya owner tahu kenapa nota perlu diubah. Setelah itu tekan Ajukan Perubahan.

Kolom Alasan Permintaan berisi teks dan peringatan bahwa perubahan dikirim ke Admin/Owner
Kolom Alasan Permintaan berisi teks dan peringatan bahwa perubahan dikirim ke Admin/Owner
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Alasan Permintaan *

    Contoh: "Salah input jumlah, pelanggan pesan 18 lembar bukan 20".

  2. 2

    Keterangan persetujuan

    Mengingatkan bahwa perubahan baru berlaku setelah disetujui Admin/Owner. Tombol "Ajukan Perubahan" di kanan bawah mengirimnya.

Langkahnya

  1. Klik ikon pensil pada nota
  2. Ubah jumlah dari 20 menjadi 18
  3. Isi Alasan Permintaan
  4. Klik Ajukan Perubahan

Sesudah diajukan, nota belum berubah

Setelah dikirim, jendela tertutup dan nota di daftar masih menunjukkan angka lama (Rp 330.000). Angkanya baru berubah setelah owner menyetujui.

Daftar DP / Piutang dilihat kasir setelah pengajuan, nota Toko Bu Ani masih Rp 330.000
Daftar DP / Piutang dilihat kasir setelah pengajuan, nota Toko Bu Ani masih Rp 330.000
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Mengajukan dari Rekap Penjualan (nota lunas)

Nota yang sudah lunas tidak ada di DP / Piutang. Untuk nota seperti itu, buka Rekap Penjualan → Histori Log, klik baris notanya, lalu tekan "Ajukan Edit" di jendela Detail Transaksi.

Jendela Detail Transaksi nota lunas dengan tombol Ajukan Edit
Jendela Detail Transaksi nota lunas dengan tombol Ajukan Edit
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Ajukan Edit

    Membuka jendela pengajuan perubahan yang sama. Untuk owner tombol ini bertuliskan "Edit".

Langkahnya

  1. Buka Rekap Penjualan → Histori Log
  2. Cari nomor nota
  3. Klik baris nota
  4. Klik Ajukan Edit
  5. Ubah isinya, isi alasan, lalu Ajukan Perubahan

Owner: daftar permintaan yang menunggu

Owner membuka Pelanggan & Order → Permintaan Edit. Lencana merah di menu menunjukkan jumlah permintaan yang menunggu keputusan.

Halaman Permintaan Edit Transaksi dengan dua permintaan menunggu
Halaman Permintaan Edit Transaksi dengan dua permintaan menunggu
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Menunggu

    Permintaan yang belum diputuskan. Angka merah = jumlahnya.

  2. 2

    Riwayat

    Permintaan yang sudah disetujui atau ditolak.

  3. 3

    Nomor nota

    Nota yang ingin diubah.

  4. 4

    Diajukan oleh

    Nama karyawan dan waktu pengajuan.

  5. 6

    Alasan

    Alasan yang ditulis karyawan.

  6. 7

    Setujui

    Membuka kolom catatan dan tombol Konfirmasi Setujui.

  7. 8

    Tolak

    Membuka kolom alasan penolakan dan tombol Konfirmasi Tolak.

Menyetujui permintaan

Catatan saat menyetujui boleh dikosongkan. Setelah dikonfirmasi, perubahan langsung diterapkan ke nota.

Kartu permintaan dengan kolom catatan dan tombol Konfirmasi Setujui
Kartu permintaan dengan kolom catatan dan tombol Konfirmasi Setujui
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Catatan (opsional)

    Pesan untuk karyawan, misalnya "Oke, sudah dicek dengan pelanggan".

  2. 2

    Konfirmasi Setujui

    Menerapkan perubahan ke nota dan memindahkan permintaan ke Riwayat.

Langkahnya

  1. Klik Setujui
  2. Isi catatan bila perlu
  3. Klik Konfirmasi Setujui

Menolak permintaan

Alasan penolakan wajib diisi supaya karyawan tahu kenapa ditolak. Nota tidak berubah.

Kartu permintaan dengan kolom alasan penolakan dan tombol Konfirmasi Tolak
Kartu permintaan dengan kolom alasan penolakan dan tombol Konfirmasi Tolak
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Alasan penolakan (wajib)

    Contoh: "Tambahan pesanan dibuat sebagai nota baru saja".

  2. 2

    Konfirmasi Tolak

    Menolak permintaan. Nota tetap seperti semula.

Langkahnya

  1. Klik Tolak
  2. Tulis alasan penolakan
  3. Klik Konfirmasi Tolak

Semua permintaan sudah diputuskan

Kalau tidak ada lagi yang menunggu, tab Menunggu menampilkan "Tidak ada permintaan yang menunggu" dan lencana merah di menu hilang.

Tab Menunggu bertuliskan Tidak ada permintaan yang menunggu
Tab Menunggu bertuliskan Tidak ada permintaan yang menunggu
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Tidak ada permintaan yang menunggu

    Tidak ada pekerjaan tertunda.

Riwayat keputusan

Tab Riwayat menyimpan semua permintaan yang sudah diputuskan, lengkap dengan status, catatan reviewer, dan siapa yang memutuskan.

Tab Riwayat berisi satu permintaan Ditolak dan satu Disetujui dengan catatan reviewer
Tab Riwayat berisi satu permintaan Ditolak dan satu Disetujui dengan catatan reviewer
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Riwayat

    Tab yang sedang dibuka.

  2. 2

    Catatan reviewer (Ditolak)

    Alasan penolakan beserta nama yang menolak.

  3. 3

    Catatan reviewer (Disetujui)

    Catatan persetujuan beserta nama yang menyetujui.

Melihat rincian perubahan

Tanda panah di kanan kartu membuka rincian: nilai lama dicoret, nilai baru berwarna hijau. Rincian ini juga bisa dibuka di tab Menunggu sebelum memutuskan.

Kartu permintaan terbuka menampilkan Qty 20 dicoret menjadi Qty 18
Kartu permintaan terbuka menampilkan Qty 20 dicoret menjadi Qty 18
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Tanda panah

    Membuka atau menutup rincian perubahan.

  2. 2

    Rincian (Qty 20 → Qty 18)

    Apa yang diubah. Barang baru ditandai "+ Item baru", barang yang dihapus "− Dihapus".

  3. 3

    Status Disetujui

    Keputusan atas permintaan ini.

Hasil di nota

Setelah disetujui, nota langsung berubah. Di contoh ini total belanja turun dari Rp 330.000 menjadi Rp 297.000, dan sisa tagihan ikut menyesuaikan.

Daftar DP / Piutang dengan nota Toko Bu Ani bertotal Rp 297.000 dan sisa Rp 197.000
Daftar DP / Piutang dengan nota Toko Bu Ani bertotal Rp 297.000 dan sisa Rp 197.000
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Total Belanja

    Sudah memakai jumlah baru.

  2. 2

    Sisa Tagihan

    Dihitung ulang dari total baru dikurangi DP yang sudah masuk.

Alur kerja

Salah input transaksi → minta edit → disetujui owner

Kasir salah mengetik jumlah pada nota yang sudah dibayar DP.

  1. Kasir membuka DP / Piutang dan menekan ikon pensil (Ajukan Perubahan)DP / Piutang
  2. Kasir memperbaiki jumlah, menulis alasan, lalu Ajukan PerubahanPermintaan Edit Transaksi
  3. Owner membuka Permintaan Edit, melihat rincian, lalu SetujuiPermintaan Edit Transaksi
  4. Nota dan sisa tagihan berubah otomatisDP / Piutang

Koreksi nota yang sudah lunas

Nota lunas tidak ada di DP / Piutang, jadi pengajuannya lewat Rekap Penjualan.

  1. Kasir membuka Rekap Penjualan → Histori Log → klik nota → Ajukan EditRekap Penjualan
  2. Owner menyetujui atau menolak dengan alasanPermintaan Edit Transaksi

Yang sering ditanyakan

Kenapa kasir tidak bisa langsung mengubah nota?

Supaya angka penjualan tidak bisa diubah diam-diam. Setiap perubahan nota yang sudah dibayar harus disetujui owner atau manajer, dan tercatat di Riwayat.

Apakah nota Bayar Nanti juga perlu persetujuan?

Tidak. Nota Bayar Nanti yang belum dibayar sama sekali bisa diedit langsung oleh kasir.

Bagaimana kasir tahu permintaannya disetujui?

Angka di nota berubah, dan keputusan beserta catatan reviewer tercatat di tab Riwayat halaman Permintaan Edit.

Kenapa muncul pesan "Sudah ada permintaan edit yang menunggu"?

Nota itu masih punya pengajuan yang belum diputuskan. Tunggu owner memutuskannya dulu, baru ajukan lagi.

Bolehkah menolak tanpa alasan?

Tidak. Alasan penolakan wajib diisi supaya karyawan tahu apa yang harus dilakukan.