Qendali
Minta demo
FiturUntuk usahaHargaPanduanTanya jawabMasuk

Invoice & Penawaran Harga

Membuat Surat Penawaran Harga (SPH) dan invoice tagihan untuk klien perusahaan/B2B, lengkap dengan PPN, diskon, dan cetak PDF. Penawaran yang diterima bisa langsung dijadikan invoice.

Menu di aplikasi
Pelanggan & Order → Invoice & Penawaran
Untuk
Owner, Admin, CS
Paket
Tersedia di paket Usaha, Produksi, Bisnis
Isi bab ini
  1. Membuat penawaran: data klien
  2. Membuat penawaran: item, diskon, PPN
  3. Daftar penawaran
  4. Pratinjau & cetak surat penawaran
  5. Penawaran terkirim → diterima
  6. Konversi penawaran jadi invoice
  7. Daftar invoice
  8. Pratinjau invoice
  9. Invoice lunas
  10. Alur kerja
  11. Yang sering ditanyakan

Membuat penawaran: data klien

Buka tab Penawaran Harga (SPH) lalu klik Buat Penawaran Harga. Isi data klien dan data surat (kota & penanda tangan) — semuanya ikut tercetak di surat penawaran.

Formulir Buat Penawaran Harga bagian informasi klien
Formulir Buat Penawaran Harga bagian informasi klien
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Nama PIC / Kontak

    Wajib. Nama orang yang dituju surat.

  2. 2

    Nama Perusahaan / Brand / Event

    Nama perusahaan klien, tercetak di bawah nama PIC.

  3. 3

    No. Telepon

    Nomor klien.

  4. 4

    Email

    Email klien (opsional).

  5. 5

    Berlaku Hingga

    Wajib untuk penawaran: batas berlakunya harga.

  6. 6

    Kota Pengirim

    Muncul di kop tanggal surat ("Bantul, 05 Oktober 2026").

  7. 7

    Nama Penanda Tangan

    Nama di blok tanda tangan surat penawaran.

Membuat penawaran: item, diskon, PPN

Item bisa diketik bebas atau dipilih dari katalog. Untuk banner/spanduk aktifkan mode ukuran agar luas (m²) dihitung otomatis.

Daftar item penawaran dengan banner 4×2 m dan jasa desain, diskon, PPN 11%, total
Daftar item penawaran dengan banner 4×2 m dan jasa desain, diskon, PPN 11%, total
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Ikon katalog

    Pilih produk dari katalog; nama, satuan, dan harga terisi sendiri.

  2. 2

    Ukuran

    Mode lebar × tinggi (meter). Qty otomatis = luas m². Ikon penggaris di ujung baris menyalakan/mematikan mode ini.

  3. 3

    Tambah Baris

    Menambah baris item kosong (mis. jasa desain).

  4. 4

    Harga/Satuan

    Harga per satuan; bisa diubah bebas.

  5. 5

    PPN (%)

    Pilih Tanpa PPN, PPN 11%, atau 12%. PPN dihitung dari subtotal setelah diskon.

  6. 6

    Total

    Total akhir = subtotal − diskon + PPN.

  7. 7

    Catatan / Syarat & Ketentuan

    Tercetak di bawah tabel surat.

  8. 8

    Simpan Penawaran

    Menyimpan sebagai Draft dengan nomor SPH-….

Langkahnya

  1. Buka tab Penawaran Harga (SPH), klik Buat Penawaran Harga
  2. Isi data klien dan Berlaku Hingga
  3. Klik ikon katalog, pilih Banner Flexi, isi ukuran 4 × 2 m
  4. Klik Tambah Baris, isi "Jasa desain banner" qty 1 harga 150.000
  5. Isi Diskon, pilih PPN 11%, tulis catatan
  6. Klik Simpan Penawaran

Daftar penawaran

Penawaran baru berstatus Draft. Tombol di kolom Aksi berubah sesuai status.

Tab Penawaran Harga dengan satu SPH berstatus Draft
Tab Penawaran Harga dengan satu SPH berstatus Draft
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Penawaran Harga (SPH)

    Tab daftar penawaran. Tab Invoice di sebelahnya untuk tagihan.

  2. 2

    Total Penawaran

    Jumlah semua penawaran.

  3. 3

    Menunggu Konfirmasi

    Penawaran yang sudah dikirim dan menunggu jawaban klien.

  4. 4

    Tandai: Terkirim (panah)

    Ubah status Draft → Terkirim setelah surat dikirim ke klien.

  5. 5

    Preview & Cetak (mata)

    Melihat surat dan mencetak/menyimpan PDF.

  6. 6

    Edit (pensil)

    Mengubah isi — hanya untuk Draft.

  7. 7

    Hapus (tempat sampah)

    Menghapus dokumen Draft/Dibatalkan/Ditolak/Kedaluwarsa. Tidak bisa dipulihkan.

Pratinjau & cetak surat penawaran

Surat penawaran memakai kop toko, nomor, tujuan, tabel produk, catatan, dan tanda tangan.

Pratinjau Surat Penawaran Harga dengan kop Grafika Lestari
Pratinjau Surat Penawaran Harga dengan kop Grafika Lestari
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Cetak / PDF

    Membuka dialog cetak browser. Pilih printer, atau "Simpan sebagai PDF" untuk dikirim lewat WhatsApp/email.

Penawaran terkirim → diterima

Setelah klien menjawab, tandai Diterima atau Ditolak.

Penawaran berstatus Terkirim dengan tombol Diterima dan Ditolak
Penawaran berstatus Terkirim dengan tombol Diterima dan Ditolak
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Terkirim

    Status penawaran saat ini.

  2. 2

    Tandai: Diterima (centang)

    Klien setuju. Muncul tombol konversi ke invoice.

  3. 3

    Tandai: Ditolak (panah)

    Klien menolak. Penawaran berhenti di sini.

Konversi penawaran jadi invoice

Penawaran yang Diterima bisa dijadikan invoice dengan satu klik — data klien dan item disalin otomatis.

Penawaran berstatus Diterima dengan tombol Konversi ke Invoice
Penawaran berstatus Diterima dengan tombol Konversi ke Invoice
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Diterima

    Status penawaran.

  2. 2

    Konversi ke Invoice (ikon dokumen)

    Membuat invoice baru (INV-…) dari penawaran ini; halaman pindah ke tab Invoice.

Daftar invoice

Invoice hasil konversi berstatus Draft. Kirim ke klien, lalu tandai Lunas saat uangnya diterima.

Tab Invoice dengan satu invoice Draft
Tab Invoice dengan satu invoice Draft
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Total Invoice

    Jumlah & nilai seluruh invoice.

  2. 2

    Menunggu Pembayaran

    Invoice berstatus Terkirim yang belum lunas.

  3. 3

    Overdue

    Invoice Terkirim yang lewat jatuh tempo.

  4. 4

    Tandai: Terkirim

    Ubah Draft → Terkirim. Setelah itu muncul tombol Lunas dan Dibatalkan.

Pratinjau invoice

Format invoice berbeda dengan surat penawaran: ada status, tabel jumlah, subtotal, diskon, PPN, dan total.

Pratinjau invoice siap cetak
Pratinjau invoice siap cetak
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Cetak / PDF

    Cetak atau simpan invoice sebagai PDF.

Invoice lunas

Klik ikon centang "Tandai: Lunas" setelah pembayaran klien masuk.

Invoice berstatus Lunas
Invoice berstatus Lunas
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Lunas

    Invoice sudah dibayar. Tidak ada tombol aksi lagi selain pratinjau.

Alur kerja

Penawaran ke klien perusahaan sampai lunas

Untuk order B2B/event yang butuh surat resmi.

  1. Buat Penawaran Harga (SPH) dan cetak PDF-nyaInvoice & Penawaran Harga
  2. Tandai Terkirim, lalu Diterima saat klien setujuInvoice & Penawaran Harga
  3. Konversi ke Invoice, kirim, dan tandai Lunas saat dibayarInvoice & Penawaran Harga
  4. Catat uang masuk di Cashflow; kalau barang perlu dicetak, buat nota/SO agar masuk antrian produksiCashflow Bisnis

Yang sering ditanyakan

Kenapa tombol Edit dan Hapus hilang?

Edit hanya untuk dokumen Draft. Hapus hanya untuk Draft, Dibatalkan, Ditolak, atau Kedaluwarsa. Dokumen yang sudah Terkirim/Lunas tidak bisa dihapus agar riwayat tagihan aman.

Bagaimana mengirim penawaran ke klien?

Buka Preview & Cetak → Cetak / PDF → pilih "Simpan sebagai PDF", lalu kirim file PDF lewat WhatsApp atau email.

Apakah invoice lunas otomatis masuk laporan keuangan?

Tidak. Invoice adalah dokumen tagihan. Uang masuknya perlu dicatat di Cashflow (atau lewat nota kasir).

Bisakah mengubah PPN?

Bisa: Tanpa PPN, 11%, atau 12%, dihitung dari subtotal dikurangi diskon.