Qendali
Minta demo
FiturUntuk usahaHargaPanduanTanya jawabMasuk

Sales Order (Surat Order)

Sales Order (SO) adalah "surat pesanan" dari desainer untuk kasir: berisi data pelanggan, item, ukuran, deadline, dan gambar proof yang sudah di-ACC. Kasir tinggal mengubahnya jadi nota tanpa mengetik ulang.

Menu di aplikasi
Pelanggan & Order → Sales Order
Untuk
Desainer, CS, Kasir, Owner
Paket
Tersedia di paket Produksi, Bisnis
Isi bab ini
  1. Mengenal daftar Sales Order
  2. Membuat SO: data pelanggan & order
  3. Membuat SO: item pesanan
  4. Lampirkan proof & simpan
  5. Halaman detail SO
  6. Jadikan nota di kasir
  7. SO yang sudah jadi nota
  8. Membatalkan SO
  9. Hasil pembatalan
  10. Alur kerja
  11. Yang sering ditanyakan

Mengenal daftar Sales Order

Halaman ini mengumpulkan semua SO di cabang yang sedang aktif. Kotak angka di atas menunjukkan jumlah SO, yang masih draft, yang menunggu dibuatkan nota, dan yang sudah jadi nota. Di bawahnya ada tab status, kotak cari, dan tabel SO.

Daftar Sales Order dengan kartu ringkasan dan tabel SO
Daftar Sales Order dengan kartu ringkasan dan tabel SO
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Portal Desainer

    Membuka halaman khusus desainer (masuk pakai nama + PIN, tanpa akun kasir). Lihat bab Portal Desainer.

  2. 2

    Kelola Desainer

    Membuka daftar nama + PIN desainer/operator. Di situ kamu menambah atau menonaktifkan desainer.

  3. 3

    Buat SO Baru

    Membuka formulir SO baru dari sisi admin/kasir.

  4. 4

    Menunggu Nota

    Jumlah SO yang sudah diserahkan tetapi belum dibuatkan nota oleh kasir. Angka ini yang perlu dikejar kasir.

  5. 5

    Pilih Cabang

    Pindah tampilan ke SO milik cabang lain (hanya muncul kalau usahamu punya lebih dari satu cabang).

  6. 7

    Cari SO# / customer

    Ketik nomor SO atau nama pelanggan untuk menyaring tabel.

  7. 8

    Detail

    Membuka halaman detail SO di baris itu.

Membuat SO: data pelanggan & order

Klik Buat SO Baru. Isi data pelanggan dulu. Kalau pelanggan sudah pernah belanja, cukup ketik nama/nomor HP di kotak cari supaya datanya terisi otomatis.

Formulir SO bagian informasi customer dan informasi order
Formulir SO bagian informasi customer dan informasi order
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Cari customer terdaftar

    Ketik nama atau nomor HP pelanggan lama, lalu pilih dari daftar — nama, HP, dan alamat terisi sendiri.

  2. 2

    Order dari marketplace

    Centang kalau pesanan datang dari marketplace (pembeli tanpa nomor HP). Muncul kolom nama platform dan nomor pesanan.

  3. 3

    Nama Customer

    Wajib. Nama pelanggan atau nama usahanya.

  4. 4

    Label pekerjaan / event

    Opsional. Nama acara/pekerjaan (mis. "HUT ke-5 Klinik"). Tampil sebagai label di samping nama dan ikut tercetak di nota.

  5. 5

    No. HP / WA

    Wajib (kecuali order marketplace). Dipakai untuk menghubungi pelanggan.

  6. 6

    Desainer

    Wajib. Nama desainer yang mengerjakan desainnya — dipakai untuk penilaian kinerja desainer.

  7. 7

    Deadline

    Tanggal & jam pesanan harus jadi.

  8. 8

    Catatan / Instruksi Cetak

    Instruksi untuk kasir dan operator, mis. bahan, laminasi, finishing.

Membuat SO: item pesanan

Tambahkan produk lewat kotak cari produk. Untuk produk per meter persegi (banner, spanduk) muncul kolom lebar dan tinggi.

Bagian item orderan dengan dua item: stiker dan banner
Bagian item orderan dengan dua item: stiker dan banner
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Cari produk/variant

    Ketik nama produk lalu klik hasilnya untuk menambah item.

  2. 2

    Qty

    Jumlah barang.

  3. 3

    Harga Override

    Opsional. Isi kalau harganya beda dari harga katalog (mis. harga khusus). Kosongkan = harga otomatis.

  4. 4

    Catatan item

    Catatan khusus item ini (nama desain, finishing). Muncul di kartu antrian produksi.

  5. 5

    Lebar (cm)

    Lebar cetak untuk produk per m².

  6. 6

    Tinggi (cm)

    Tinggi cetak untuk produk per m².

Lampirkan proof & simpan

Unggah screenshot proof final yang sudah di-ACC pelanggan (maksimal 10 gambar). Bisa klik Pilih Gambar, tekan Ctrl+V untuk menempel screenshot, atau seret file ke kotaknya. Lalu simpan.

Bagian screenshot proof final dengan satu gambar dan tombol Simpan SO
Bagian screenshot proof final dengan satu gambar dan tombol Simpan SO
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Kotak unggah (Ctrl + V)

    Tempel screenshot langsung dari clipboard atau seret file ke sini.

  2. 2

    Gambar proof

    Pratinjau gambar yang sudah diunggah.

  3. 3

    Simpan SO (Draft)

    Menyimpan SO. Kamu langsung dibawa ke halaman detail SO.

Langkahnya

  1. Buka Pelanggan & Order → Sales Order, klik Buat SO Baru
  2. Isi nama customer, No. HP, desainer, deadline, dan catatan
  3. Cari produk dan tambahkan item; isi qty atau lebar × tinggi
  4. Unggah proof final
  5. Klik Simpan SO (Draft)

Halaman detail SO

Di halaman detail kamu melihat seluruh isi SO dan tombol tindak lanjutnya di kolom kanan.

Detail SO dengan data customer, item, proof, dan panel aksi di kanan
Detail SO dengan data customer, item, proof, dan panel aksi di kanan
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Nomor SO

    Nomor unik SO. Status SO tampil di sampingnya.

  2. 2

    Buka chat WA

    Membuka percakapan WhatsApp pelanggan ini di inbox chat (kalau fitur chat aktif); kalau belum pernah chat, membuka wa.me.

  3. 3

    Item

    Daftar item, qty, ukuran, dan catatan.

  4. 4

    Proof Gambar

    Gambar proof. Bisa menambah gambar lagi lewat Tambah Gambar.

  5. 5

    Kirim ke Discord

    Mengirim ringkasan SO + gambar proof ke channel Discord tim produksi (bukan ke pelanggan). Butuh Discord sudah diatur di Pengaturan → Discord; kalau belum, muncul pesan "Gagal kirim Surat Order ke Discord".

  6. 6

    Buat Nota di POS

    Membuka kasir dengan isi keranjang sudah terisi dari SO ini.

  7. 7

    Batalkan SO

    Membatalkan SO (wajib isi alasan).

Jadikan nota di kasir

Klik Buat Nota di POS. Kasir terbuka dengan keranjang berisi item SO, nama pelanggan, dan label pekerjaan. Lanjutkan pembayaran seperti transaksi biasa (lunas atau DP).

Layar kasir dengan pita hijau "Membuat nota dari SO"
Layar kasir dengan pita hijau "Membuat nota dari SO"
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Membuat nota dari SO-…

    Tanda bahwa keranjang ini berasal dari SO tertentu.

  2. 2

    Batal SO

    Keluar dari mode SO dan mengosongkan keranjang (SO-nya sendiri tidak dibatalkan).

  3. 3

    Item dari SO

    Item yang dibawa dari SO. Masih bisa diubah qty atau harganya sebelum bayar.

  4. 4

    Proses Pembayaran

    Membuka layar pembayaran. Setelah dikonfirmasi, nota terbit dan SO otomatis berstatus Sudah Nota.

Langkahnya

  1. Di detail SO klik Buat Nota di POS
  2. Periksa keranjang, klik Proses Pembayaran
  3. Pilih kasir/staf dan metode bayar (mis. QRIS)
  4. Klik Konfirmasi Lunas lalu Ya pada konfirmasi

SO yang sudah jadi nota

Setelah nota terbit, SO berlabel Sudah Nota dan menampilkan nomor nota yang dibuat.

Detail SO berstatus Sudah Nota dengan pita hijau nomor nota
Detail SO berstatus Sudah Nota dengan pita hijau nomor nota
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Sudah Nota

    Status SO setelah dibuatkan nota.

  2. 2

    Info nota

    Nomor nota dan status pembayarannya (PAID = lunas, PARTIAL = DP).

  3. 3

    Lihat

    Membuka nota itu di halaman DP / Piutang.

Membatalkan SO

Kalau pelanggan batal atau menunda, buka detail SO, klik Batalkan SO, tulis alasannya, lalu Konfirmasi.

Kotak alasan pembatalan dan tombol Konfirmasi
Kotak alasan pembatalan dan tombol Konfirmasi
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Alasan pembatalan

    Wajib diisi; alasan ini tersimpan dan tampil di SO.

  2. 2

    Konfirmasi

    Membatalkan SO. SO tidak bisa dijadikan nota lagi.

Hasil pembatalan

SO yang dibatalkan menampilkan alasan pembatalannya dan masuk tab Dibatalkan.

Detail SO dengan keterangan Dibatalkan beserta alasan
Detail SO dengan keterangan Dibatalkan beserta alasan
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Dibatalkan:

    Alasan yang ditulis saat membatalkan.

Alur kerja

Order dari desainer sampai diambil pelanggan

Alur paling umum di percetakan.

  1. Desainer membuat SO (di Portal Desainer atau menu Sales Order) lengkap dengan proof ACCPortal Desainer & PIN Karyawan
  2. Kasir membuka SO lalu klik Buat Nota di POS dan menerima pembayaran / DPKasir POS
  3. Item produksi otomatis masuk Antrian Produksi; kertas cetak masuk Antrian CetakAntrian Produksi (Papan Operator)
  4. Operator menyelesaikan job; pelanggan mengambil pesananAntrian Produksi (Papan Operator)
  5. Kalau masih DP, pelunasan dicatat di DP / PiutangDP / Piutang

Yang sering ditanyakan

Apa beda Sales Order dengan nota?

SO hanya surat pesanan dari desainer — belum ada uang masuk dan belum mengurangi stok. Nota (transaksi) baru terbit saat kasir menekan Buat Nota di POS dan menerima pembayaran.

SO saya salah isi, bagaimana mengeditnya?

Fitur edit SO belum tersedia. Batalkan SO itu dengan alasan, lalu buat SO baru. Kalau sudah di kasir, item masih bisa diubah sebelum bayar.

Kenapa Kirim ke Discord gagal?

Discord belum disambungkan. Atur webhook channel Produksi di Pengaturan → Discord dan nyalakan notifikasi "Surat Order". Tanpa Discord, SO tetap bisa dijadikan nota.

Apakah pelanggan menerima SO lewat WhatsApp?

Tidak otomatis. Tombol Buka chat WA hanya membuka percakapan; pesan kamu kirim sendiri.

SO dari desainer tidak muncul di daftar?

Periksa cabang yang dipilih di bagian Pilih Cabang dan tab status. SO yang dikirim desainer lewat "Lead Order (CS)" juga masuk ke Leads CRM untuk ditindaklanjuti CS.