Qendali
Minta demo
FiturUntuk usahaHargaPanduanTanya jawabMasuk

Data Pelanggan

Buku alamat pelanggan toko: nama, nomor WhatsApp, alamat, berapa kali belanja, total belanja, dan riwayat transaksinya. Dari sini juga kamu membuat jadwal follow-up untuk pelanggan lama.

Menu di aplikasi
Pelanggan & Order → Data Pelanggan
Untuk
Owner, Kasir, CS / Marketing
Paket
Semua paket
Isi bab ini
  1. Mengenal halaman Data Pelanggan
  2. Menambah pelanggan baru
  3. Membaca baris pelanggan dan tombol aksinya
  4. Mencari pelanggan
  5. Mengubah data pelanggan
  6. Analitik & riwayat belanja pelanggan
  7. Panel CRM pelanggan
  8. Menjadwalkan follow-up untuk pelanggan
  9. Follow-up tersimpan
  10. Impor pelanggan dari Excel
  11. Alur kerja
  12. Yang sering ditanyakan

Mengenal halaman Data Pelanggan

Halaman ini menampilkan semua pelanggan beserta ringkasan belanjanya. Pelanggan bisa ditambah manual di sini, atau muncul otomatis saat lead di-convert jadi pesanan.

Daftar pelanggan dengan kartu ringkasan, kolom cari, dan tabel
Daftar pelanggan dengan kartu ringkasan, kolom cari, dan tabel
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Tambah Pelanggan

    Membuka form untuk menambah pelanggan baru.

  2. 2

    Excel

    Mengunduh data pelanggan ke Excel (dua lembar: ringkasan dan rincian produk yang dibeli).

  3. 3

    PDF

    Mengunduh laporan pelanggan lengkap dengan analitik dalam bentuk PDF.

  4. 4

    Rapikan duplikat

    Menyeragamkan semua nomor HP ke format 62… dan menggabungkan pelanggan dengan nomor sama jadi satu. Riwayat transaksi tidak terhapus. Ada konfirmasi sebelum dijalankan.

  5. 5

    Cari nama atau no HP

    Menyaring tabel saat kamu mengetik.

  6. 6

    Total Pelanggan

    Jumlah pelanggan tersimpan. Di sebelahnya: berapa yang pernah bertransaksi dan total pendapatan dari pelanggan.

Langkahnya

  1. Buka Pelanggan & Order → Data Pelanggan.
  2. Ketik nama atau nomor di kolom cari untuk menemukan pelanggan.

Menambah pelanggan baru

Isi nama lengkap (wajib), nomor HP/WhatsApp, dan alamat. Nomor HP dipakai untuk mencocokkan pelanggan saat ada lead atau transaksi baru, jadi usahakan selalu diisi.

Form Tambah Pelanggan Baru berisi nama, nomor HP, dan alamat
Form Tambah Pelanggan Baru berisi nama, nomor HP, dan alamat
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Nama Lengkap *

    Nama orang atau nama usaha pelanggan. Wajib diisi.

  2. 2

    No HP / WhatsApp

    Nomor yang bisa dihubungi. Boleh ditulis 08… atau 62….

  3. 3

    Alamat

    Alamat kirim atau alamat usaha.

  4. 4

    Tombol simpan

    Menyimpan pelanggan. Form tertutup dan pelanggan muncul di tabel.

Langkahnya

  1. Klik "Tambah Pelanggan".
  2. Isi Nama Lengkap, No HP, dan Alamat.
  3. Klik tombol simpan di bawah form.

Membaca baris pelanggan dan tombol aksinya

Tiap baris menunjukkan jumlah order dan total pendapatan dari pelanggan itu. Tombol aksi muncul saat kursor diarahkan ke baris.

Baris pelanggan Klinik Sehat Sentosa dengan tombol aksi Detail, Edit, Hapus
Baris pelanggan Klinik Sehat Sentosa dengan tombol aksi Detail, Edit, Hapus
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    TOTAL ORDER

    Berapa kali pelanggan ini bertransaksi.

  2. 2

    TOTAL PENDAPATAN

    Uang yang sudah diterima dari pelanggan ini (DP yang sudah dibayar ikut dihitung).

  3. 3

    Ikon WhatsApp

    Membuka WhatsApp ke nomor pelanggan.

  4. 4

    Detail

    Membuka analitik pelanggan: riwayat belanja, produk favorit, dan panel CRM.

  5. 5

    Edit

    Mengubah nama, nomor, atau alamat.

  6. 6

    Hapus

    Menghapus pelanggan setelah konfirmasi. Riwayat transaksi tetap ada di laporan.

Mencari pelanggan

Ketik sebagian nama atau nomor. Tabel langsung menyaring.

Kolom cari diisi Bu Ani dan tabel menampilkan Toko Bu Ani
Kolom cari diisi Bu Ani dan tabel menampilkan Toko Bu Ani
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Cari nama atau no HP

    Kolom pencarian.

  2. 2

    Hasil pencarian

    Pelanggan yang cocok.

Langkahnya

  1. Ketik "Bu Ani" di kolom cari.
  2. Pelanggan Toko Bu Ani tampil sendirian di tabel.

Mengubah data pelanggan

Form edit sama dengan form tambah. Perubahan nama tidak mengubah nama yang sudah tercetak di nota lama.

Form Edit Data Pelanggan dengan nama Toko Bu Ani (Sembako)
Form Edit Data Pelanggan dengan nama Toko Bu Ani (Sembako)
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Nama Lengkap

    Nama baru pelanggan.

  2. 2

    Tombol simpan

    Menyimpan perubahan.

Langkahnya

  1. Cari pelanggan, arahkan kursor ke barisnya, klik Edit (ikon pensil).
  2. Ubah nama menjadi "Toko Bu Ani (Sembako)".
  3. Klik simpan.

Analitik & riwayat belanja pelanggan

Klik "Detail" untuk melihat ringkasan belanja satu pelanggan: total order, total pendapatan, rata-rata order, tanggal order terakhir, produk yang sering dipesan, grafik belanja 6 bulan, dan daftar transaksi terbaru beserta statusnya (DP/lunas).

Jendela Analitik Pelanggan Klinik Sehat Sentosa dengan grafik dan riwayat transaksi
Jendela Analitik Pelanggan Klinik Sehat Sentosa dengan grafik dan riwayat transaksi
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Total Order

    Ringkasan angka belanja pelanggan.

  2. 2

    Produk Sering Dipesan

    Barang yang paling sering dibeli pelanggan ini — bahan untuk menawarkan cetak ulang.

  3. 3

    Pengeluaran 6 Bulan Terakhir

    Grafik belanja per bulan.

  4. 4

    Riwayat Transaksi Terbaru

    Daftar nota pelanggan beserta total, yang sudah dibayar, dan statusnya.

  5. 5

    WA Blast

    Membuka WhatsApp ke pelanggan ini untuk mengirim pesan promosi.

Langkahnya

  1. Cari pelanggan "Klinik".
  2. Arahkan kursor ke barisnya, klik "Detail".

Panel CRM pelanggan

Di bagian bawah jendela analitik ada panel CRM: CS yang memegang pelanggan, asal lead pertamanya, jadwal follow-up yang masih menunggu, dan timeline aktivitas.

Panel CRM berisi CS yang Pegang, Asal Lead, tombol Buat Follow-up dan Copy Template WA
Panel CRM berisi CS yang Pegang, Asal Lead, tombol Buat Follow-up dan Copy Template WA
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    CS yang Pegang

    Memilih CS penanggung jawab pelanggan ini. Follow-up baru otomatis ditugaskan ke CS ini.

  2. 2

    Asal Lead

    Sumber pertama pelanggan ini datang (WhatsApp, Instagram, dll.). Terisi otomatis kalau pelanggan berasal dari lead.

  3. 3

    Buat Follow-up

    Menjadwalkan tugas follow-up untuk pelanggan ini.

  4. 4

    Copy Template WA

    Memilih template pesan, mengisinya dengan nama pelanggan, lalu menyalin atau membuka WhatsApp.

  5. 5

    Timeline Aktivitas

    Catatan kejadian: lead di-convert, follow-up dijadwalkan, dan sebagainya.

Menjadwalkan follow-up untuk pelanggan

Gunakan ini untuk mengingatkan diri sendiri menghubungi pelanggan lama: menanyakan hasil cetak (After Sales), menawarkan cetak ulang (Repeat Order), atau menagih sisa bayar (Reminder Bayar).

Form Buat Follow-up berisi jenis, tanggal, dan catatan
Form Buat Follow-up berisi jenis, tanggal, dan catatan
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Jenis

    FU Lead, After Sales, Repeat Order, atau Reminder Bayar.

  2. 2

    Tanggal *

    Tanggal follow-up harus dilakukan.

  3. 3

    Catatan

    Apa yang harus disampaikan saat menghubungi.

  4. 4

    Buat FU

    Menyimpan. Tugas muncul di panel ini dan di menu Tugas Follow-up.

Langkahnya

  1. Di panel CRM, klik "Buat Follow-up".
  2. Pilih jenis "After Sales", isi tanggal dan catatan.
  3. Klik "Buat FU".

Follow-up tersimpan

Follow-up yang masih menunggu tampil di panel CRM dengan tombol "Selesai". Timeline mencatat bahwa follow-up dijadwalkan.

Panel CRM menampilkan follow-up After Sales yang baru dibuat
Panel CRM menampilkan follow-up After Sales yang baru dibuat
Klik gambar untuk memperbesarGeser gambar ke samping, atau ketuk untuk memperbesar

Tombol di gambar

  1. 1

    Follow-up baru

    Jenis, tanggal, dan catatan follow-up. Klik "✓ Selesai" setelah pelanggan dihubungi.

Impor pelanggan dari Excel

Saat panduan ini dibuat, halaman Data Pelanggan belum punya tombol impor. Pelanggan ditambah satu per satu lewat "Tambah Pelanggan", atau otomatis terbentuk saat lead di-convert jadi pesanan.

Alur kerja

Pelanggan lama: tawarkan cetak ulang

Membuat pelanggan lama kembali belanja.

  1. Buka Detail pelanggan, lihat produk yang sering dipesan dan kapan terakhir orderData Pelanggan
  2. Buat follow-up jenis Repeat Order untuk tanggal yang pasData Pelanggan
  3. Saat jatuh tempo, tugas muncul di Tugas Follow-upTugas Follow-up
  4. Kirim pesan pakai template "Repeat Order"Template Pesan
  5. Kalau WhatsApp resmi sudah tersambung, kirim promosi ke banyak pelanggan sekaligusBroadcast WhatsApp

Dari lead menjadi pelanggan

Pelanggan terbentuk otomatis saat lead closing.

  1. CS mencatat calon pembeli sebagai leadLeads CRM
  2. Lead di-convert closing dengan centang "Buat Customer Baru"Leads CRM
  3. Pelanggan muncul di Data Pelanggan lengkap dengan transaksi pertamanyaData Pelanggan

Yang sering ditanyakan

Kenapa nomor HP pelanggan berubah jadi 62…?

Sistem menyeragamkan nomor ke format internasional supaya bisa langsung dipakai WhatsApp dan tidak ada pelanggan ganda karena beda penulisan.

Ada pelanggan yang tercatat dua kali, bagaimana menggabungkannya?

Klik "Rapikan duplikat". Pelanggan dengan nomor sama akan digabung jadi satu, riwayat transaksinya tetap utuh.

Kenapa total order pelanggan masih 0 padahal sudah belanja?

Riwayat dicocokkan lewat pelanggan yang dipilih di nota (atau nomor HP-nya). Kalau saat transaksi pelanggan tidak dipilih dan nomornya tidak diisi, transaksinya tidak terhubung ke pelanggan.

Apakah menghapus pelanggan juga menghapus transaksinya?

Tidak. Transaksi tetap ada di laporan, hanya data pelanggannya yang hilang dari daftar.

Bisakah impor pelanggan dari Excel?

Belum ada tombol impor di halaman ini. Tambahkan manual atau minta bantuan tim Qendali untuk data dalam jumlah besar.